Etkinlikte tanışmak işin kolay kısmı. Asıl fark, o tanışmanın ardından gelen mesajda ortaya çıkıyor. Çoğu insan bu mesajı hiç göndermiyor; gönderenler ise genellikle herkese uyan, dolayısıyla kimsede iz bırakmayan bir metin yazıyor.
İyi bir takip mesajının üç özelliği var: zamanında gönderilmiş, kişiye özel ve net bir adım öneriyor.
Ne zaman gönderilmeli?
Bir ila iki gün içinde. Aynı akşam göndermek de mümkün ama biraz aceleci durabilir; bir hafta beklemek ise karşı tarafın sizi hatırlamaması riskini doğurur.
Cuma günü tanıştıysanız pazartesi sabahı iyi bir zamandır. Hafta sonu gönderilen iş mesajları genellikle görülmez ve pazartesi yığınının içinde kaybolur.
Hangi kanaldan?
Tanışma anında hangi bilgiyi paylaştıysanız o kanaldan. Kartvizit aldıysanız e-posta, telefon numarası verdiyseniz WhatsApp, LinkedIn'de ekleştiyseniz oradan.
Kanalı karıştırmak (kartvizit verip WhatsApp'tan yazmak gibi) bazı kişilerde rahatsızlık yaratabilir. Ayrıca kişisel numarayı iş için kullanmadan önce karşı tarafın bunu paylaşıp paylaşmadığına dikkat edin.
Mesajın yapısı
Birinci cümle: nerede tanıştığınız. Karşı taraf o hafta onlarca kişiyle tanışmış olabilir. "Salı günkü lojistik zirvesinde öğle arasında konuşmuştuk" gibi bir hatırlatma, mesajın geri kalanının okunmasını sağlar.
İkinci cümle: konuştuğunuz somut bir şey. En kritik kısım burası. Genel bir nezaket cümlesi yerine, o sohbete özgü bir ayrıntıya değinin. Karşı tarafın anlattığı bir sorun, paylaştığı bir plan, verdiği bir örnek.
Üçüncü kısım: verdiğiniz sözü yerine getirin. Bir bağlantı, bir isim, bir doküman göndereceğinizi söylediyseniz bu mesajla gönderin.
Son cümle: net bir sonraki adım. "Görüşmek dilerim" muğlaktır. "Önümüzdeki hafta yarım saatlik bir görüşme yapabilir miyiz?" nettir ve cevaplanabilir.
Uzunluk
Kısa tutun. Beş altı satır yeterli. Uzun mesajlar okunmaz, okunsa bile cevaplanması zahmetli göründüğü için ertelenir.
Örnekler
Potansiyel müşteriyle tanıştıysanız:
"Merhaba Deniz Bey, salı günkü lojistik zirvesinde stant alanında tanışmıştık. Depo sayımlarında yaşadığınız zaman kaybından bahsetmiştiniz; benzer bir sorunu çözdüğümüz bir çalışmanın özetini ekliyorum. Faydalı bulursanız önümüzdeki hafta yarım saatlik bir görüşmede ayrıntılandırabilirim. İyi çalışmalar."
Sektörden biriyle tanıştıysanız:
"Merhaba Selin Hanım, dün akşamki tasarım buluşmasında sohbet etmiştik. Bahsettiğiniz erişilebilirlik kılavuzunu aradım ve buldum, bağlantısını paylaşıyorum. Sizin de ilginizi çekeceğini düşündüğüm bir etkinlik var, önümüzdeki ay yapılıyor. İletişimde kalalım."
İş arayışındaysanız:
"Merhaba Murat Bey, cuma günkü yazılım meetup'ında ekibinizin büyüme planından bahsetmiştiniz. Backend tarafında beş yıllık deneyimim var ve anlattığınız problem alanı ilgimi çekti. CV'mi ekliyorum; uygun bulursanız kısa bir görüşme yapmaktan memnuniyet duyarım."
Kaçınılması gerekenler
Kopyala yapıştır metinler. "Tanıştığımıza memnun oldum, iletişimde kalalım" cümlesi herkese gönderilebilir ve tam da bu yüzden hiçbir şey ifade etmez.
İlk mesajda satış. Fiyat listesi ve teklif gönderilen bir ilk mesaj genellikle cevapsız kalır.
Aşırı resmiyet. Yüz yüze samimi bir sohbet ettiyseniz mesajda birdenbire resmî bir dile geçmek tuhaf durur.
Toplu gönderim. Aynı mesajı otuz kişiye göndermek fark edilir ve olumsuz izlenim bırakır.
Ekte büyük dosyalar. İlk mesajda on megabaytlık bir sunum göndermeyin; bağlantı verin.
Cevap gelmezse
Bir kez hatırlatma yapabilirsiniz, on gün kadar sonra. Kısa ve baskısız olsun: "Merhaba, geçen haftaki mesajımı iletiyorum. Yoğunsanız daha uygun bir zamanda dönebilirim."
İkinci hatırlatmadan sonra bırakın. Israr, kurmaya çalıştığınız ilişkiyi kalıcı olarak bozar.
Cevap gelmemesi çoğu zaman reddedilme değildir; insanlar yoğundur ve mesaj kaybolur. Aylar sonra farklı bir vesileyle yeniden temas kurmak mümkündür.
Mesajı kolaylaştıran hazırlık
Takip mesajının kalitesi, tanışma anında aldığınız nota bağlı. Etkinlikten çıkarken kartın arkasına ya da telefonunuza iki kelime yazın: konuştuğunuz konu, verdiğiniz söz.
Bu alışkanlık olmadan üç gün sonra mesajı yazmaya oturduğunuzda elinizde yalnızca bir isim olur ve kaçınılmaz olarak genel bir metin yazarsınız.
Etkinlik öncesi ve sırasındaki hazırlığı networking rehberimizde ayrıntılı ele aldık.
Mesajın gönderilme zamanı neden önemli?
İnsan hafızası bir tanışmayı birkaç gün içinde belirginliğini yitirecek şekilde saklar. Etkinlikte otuz kişiyle tanışan biri, bir hafta sonra çoğunu ayırt edemez.
Bir ila iki gün içinde gönderilen mesaj, karşı taraf sizi hâlâ hatırlarken ulaşır ve hatırlatma cümlesi işini kolay yapar. Bir hafta sonra gönderilen mesajda ise karşı taraf kim olduğunuzu çıkarmak için çaba harcamak zorunda kalır; bu, cevaplanma ihtimalini düşürür.
Aynı akşam göndermek de mümkün ama etkinlik sonrası yorgunluğunda okunma ihtimali düşüktür. Ertesi sabah genellikle en iyi zamandır.
Sık sorulanlar
Kartvizit vermeyen biriyle nasıl temas kurarım?
LinkedIn üzerinden bağlantı isteği gönderin ve isteğe kısa bir not ekleyin. Nerede tanıştığınızı yazan bir cümle, kabul oranını belirgin şekilde artırır.
Aynı etkinlikte birden fazla kişiye yazacağım, nasıl kişiselleştiririm?
Her mesajda yalnız ikinci cümleyi değiştirin: o kişiyle konuştuğunuz somut konuyu. Geri kalan yapı aynı kalabilir. Bu, on mesajı on beş dakikada kişiselleştirilmiş hale getirir.
WhatsApp'tan yazmak fazla samimi kaçar mı?
Karşı taraf numarasını verdiyse ve sohbet samimi bir tondaysa uygundur. Kurumsal bir ortamda kartvizit aldıysanız e-posta daha güvenli tercihtir.
Mesajda dosya göndermeli miyim?
İlk mesajda büyük dosya göndermeyin. Bağlantı verin; karşı taraf isterse açar. Sunum ya da katalog ekleri genellikle okunmadan kalır.
Cevap gelirse ne kadar sürede dönmeliyim?
Aynı gün içinde. Siz başlattığınız bir yazışmada geç dönmek, kurmaya çalıştığınız izlenimi zayıflatır.
Takibi randevuya bağlamak istiyorsanız danışmanlar ve koçlar için online takvim entegrasyonu yazısı pratik bir kurulum anlatıyor. Uzun karar süreci olan işlerde ise düğün ve organizasyon sektörü için dijital kartvizit örneği takibin nasıl kurgulandığını gösteriyor.