Çalışan işten ayrıldığında kartviziti çoğu zaman unutulur. Sonuç şudur: kişi artık şirkette değildir ama internette şirketi temsil eden bir sayfası vardır ve o sayfadaki numara aranmaktadır.
Bu, hem müşteri kaybı hem de bilgi güvenliği sorunudur.
Kart kime ait?
Bu sorunun yanıtı ayrılış gününde değil, işe giriş gününde verilmelidir.
Şirkete aitse: kart devredilir. Aynı adres yerine gelen kişiye geçer, müşteri kırık bağlantıyla karşılaşmaz.
Çalışana aitse: kart kişide kalır ama şirket bilgileri temizlenir. Logo, kurumsal e-posta ve şirket adı kaldırılır.
Belirsizlik en kötüsüdür; ayrılış anında tartışma çıkar ve genelde kimse ilgilenmez.
Ayrılış günü kontrol listesi
Kartı devral ya da kapat. Karar baştan verilmişse bu adım beş dakikadır.
Kurumsal e-postayı kaldır. Kartta duran şirket e-postası kişi ayrıldıktan sonra da görünür.
Dahili numarayı kaldır. Yeni sahibine geçmiyorsa silin.
Basılı kartları topla. QR kodlu kartlar dolaşımdaysa kod artık ilgisiz bir sayfaya gidiyor olabilir.
NFC kartı geri al. Kart şirket tarafından verildiyse iade edilmelidir.
E-posta imzasını kapat. Otomatik yanıt kuruluyorsa yeni sorumluyu belirtin.
Devir mi, kapatma mı?
Müşterinin bildiği bir adres varsa devir tercih edilmelidir.
Devirde adres aynı kalır; yerine gelen kişinin bilgileri görünür. Müşteri "aradığım numara çalışmıyor" durumuyla karşılaşmaz.
Kapatma yalnızca o rol ortadan kalktıysa uygundur.
Kapatma yerine yayından kaldırmak da bir seçenektir; adres sizde kalır, sayfa görünmez.
Kart devri ve hesap kapatma yazımızda devir akışını anlattık.
Devirde dikkat edilecekler
Kartta kişisel bilgi varsa (cep telefonu, kişisel sosyal hesap) devirden önce temizleyin.
Galeri ve portfolyo içeriği kişiye aitse çıkarın.
Analitik geçmişi kartla birlikte gider; ihtiyacınız olacaksa devirden önce not alın.
Yeni sahibine kartı devraldığını ve neleri güncellemesi gerektiğini bildirin.
Sözleşmede yer alsın
İş sözleşmesine ya da bilgi güvenliği politikasına tek cümle eklemek yeterlidir: şirket tarafından oluşturulan dijital kartvizitler şirkete aittir ve iş ilişkisi sona erdiğinde devredilir.
Bu cümle olmadan yapılan devir talebi, ayrılış anında tartışma konusu olur.
Çalışanın kendi kişisel markası üzerinden çalıştığı durumlarda ise tersi geçerlidir; bunu da baştan yazmak gerekir.
Bilgi güvenliği tarafı
Ayrılan çalışanın erişimlerinin kapatılması, veri ihlallerinin en yaygın önlenebilir nedenidir.
Kartvizit paneli de bu listeye girmelidir; genelde unutulur.
Veri ihlali bildirimi nasıl yapılır yazımızda ihlal sürecini ele aldık.
Sık Sorulan Sorular
Ayrılan çalışanın kartını silmeli miyim?
Müşterinin bildiği bir adresse silmek yerine devretmek daha doğrudur.
Çalışan kartı vermek istemezse ne olur?
Kartın kime ait olduğu baştan yazılı değilse tartışma çıkar; bu yüzden işe girişte netleştirilmelidir.
Basılı QR kodlu kartlar ne olacak?
Kart devredildiyse kodlar çalışmaya devam eder ve yeni sahibini gösterir; bu, devrin bir avantajıdır.
Erişim kapatma ne zaman yapılmalı?
Ayrılışın gerçekleştiği gün. Gecikme, en sık görülen güvenlik açığıdır.