Kartvizit, iş hayatının en doğal bilgi alışverişi aracı. Karşınızdaki kişi size adını ve telefonunu kendi eliyle veriyor. Ancak bu durum, o bilgiyi istediğiniz gibi kullanabileceğiniz anlamına gelmiyor.
Aşağıda uygulamada en çok karşılaşılan durumları ve dikkat edilmesi gereken noktaları topladık. Bu yazı genel bilgilendirmedir; kendi süreçleriniz için hukuki değerlendirme gerekir. Resmî kaynak olarak kvkk.gov.tr adresine bakabilirsiniz.
Kartvizitteki bilgi kişisel veridir
Üzerinde ad, soyad ve telefon bulunan bir kart kişisel veri taşır. Şirket adı ve genel santral numarası tek başına kişisel veri sayılmaz, ancak bir kişiyi işaret eden bilgiler sayılır.
Bu, kartvizit almanın yasak olduğu anlamına gelmez. Anlamı şudur: o bilgiyi kaydettiğiniz andan itibaren bir veri işleme faaliyeti yürütüyorsunuz ve kurallara tabisiniz.
"Kartı bana verdi" ne kadar dayanak sağlıyor?
En yaygın yanılgı burada. Kişinin kartı size uzatması, sizinle iletişim kurulmasına yönelik bir beklenti taşır. Görüştüğünüz konuyla ilgili olarak kendisine dönmeniz makul karşılanır.
Ancak bu, kartı toplu pazarlama listenize eklemeniz için yeterli bir dayanak değildir. Fuarda tanıştığınız kişiye üç ay sonra kampanya duyurusu göndermek, kartı verirken kurulan bağlamın dışına çıkar.
Ticari elektronik ileti göndermek istiyorsanız İleti Yönetim Sistemi düzenlemeleri de devreye girer ve genellikle ayrıca onay gerekir.
Fuar sonrası kartvizit yığını
Tipik senaryo: üç günlük fuardan yüzlerce kartla dönersiniz, hepsini bir Excel dosyasına girersiniz, dosya ekipteki herkesle paylaşılır.
Burada birkaç sorun var. Verinin neden tutulduğu tanımlı değil, ne kadar süre tutulacağı belli değil, kimlerin erişebileceği sınırlanmamış ve kişilere bir bilgilendirme yapılmamış.
Daha sağlıklı bir yaklaşım şöyle olabilir: kartları hangi amaçla topladığınızı önceden belirleyin, bu amaç için gerekmeyen bilgileri kaydetmeyin, listeye erişimi ilgili kişilerle sınırlayın, amaç ortadan kalktığında silin.
İlk temasınızda kim olduğunuzu ve bilgilerini neden sakladığınızı açıkça belirtmek hem yükümlülük açısından hem güven açısından işe yarar.
Dijital kartvizit kullanıyorsanız
Dijital kartvizitin veri tarafında iki yönü var.
Kendi bilgileriniz. Sayfanızda hangi bilgileri yayımladığınız sizin tercihinizdir. Ev adresinizi ya da kişisel telefonunuzu herkese açık bir sayfaya koymak, o bilgiyi kontrolsüz biçimde dolaşıma sokmak demektir. Dijital profilde neleri paylaşmamak gerektiğini ayrı bir yazıda ele aldık.
Ziyaretçi verileri. Sayfanız kaç kez açıldığını ölçüyorsa ya da ziyaretçilerden form yoluyla bilgi topluyorsanız, bu da bir veri işleme faaliyetidir. Form varsa aydınlatma metni gerekir.
Sadece anonim sayaç tutmak ile ziyaretçinin adını ve telefonunu kaydetmek çok farklı iki durumdur. İkincisine geçtiğiniz anda yükümlülükleriniz artar.
Ekip halinde kullanımda
Şirket olarak çalışanlarınıza dijital kartvizit veriyorsanız, çalışan bilgilerini yayımlıyorsunuz demektir.
Çalışanın adı, unvanı ve kurumsal iletişim bilgileri işin gereği olarak paylaşılabilir. Ancak fotoğraf yayımlamak, kişisel cep telefonunu eklemek gibi konularda çalışanı bilgilendirmek ve gerektiğinde rızasını almak gerekir.
İşten ayrılan çalışanın sayfası da unutulmamalı. Ayrılıştan sonra hâlâ yayında duran bir profil hem veri açısından sorun yaratır hem müşteriyi yanlış yönlendirir. Ayrılış sürecine "dijital profili kapat" adımını eklemek basit ama etkili bir önlemdir.
Yurt dışındaki hizmetler
Kullandığınız platformun verileri nerede sakladığı önemli bir başlıktır. Yurt dışına veri aktarımı kanunda ayrı koşullara bağlanmıştır.
Bir hizmet seçerken verilerin nerede tutulduğunu, kimlerin eriştiğini ve hesabınızı kapattığınızda ne olacağını sormak yerinde olur. Bu sorulara net cevap veremeyen bir hizmet, uyum tarafında size iş çıkarır.
Silme talebi geldiğinde
Bir kişi "bilgilerimi silin" derse buna yanıt vermeniz gerekir. Talebi kimin karşılayacağını ve nasıl işleneceğini önceden belirlemek işinizi kolaylaştırır.
Pratikte en zor kısmı, verinin kaç yerde durduğunu bilmektir. CRM'de, eski bir Excel dosyasında, birinin telefon rehberinde, WhatsApp grubunda. Veriyi baştan dağıtmamak, sonradan silmekten çok daha kolaydır.
Özetle birkaç kural
Gerekmeyen veriyi toplamayın. Topladığınızı neden tuttuğunuzu yazın. Erişimi sınırlayın. Süre dolduğunda silin. Kişilere ne yaptığınızı anlatın.
Bu beş madde, küçük bir işletmenin karşılaşacağı durumların çoğunu kapsar. Kanunun genel çerçevesi için KVKK temel rehberimize bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Fuarda kartvizit toplamak için izin almam gerekir mi?
Kartı size veren kişi iletişim kurulmasını bekler; görüştüğünüz konuyla ilgili dönüş yapmanız makul karşılanır. Ancak kartı kalıcı bir pazarlama listesine eklemek ayrı bir amaçtır ve genellikle ayrıca onay gerektirir.
Kartvizitleri ne kadar süre saklayabilirim?
Kanun belirli bir süre vermez; ölçüt amacın devam edip etmediğidir. Görüşme sonuçsuz kaldıysa ve yeni bir gerekçeniz yoksa veriyi tutmaya devam etmenin dayanağı zayıflar. Saklama süresini önceden belirleyip yazılı hale getirmek en sağlıklısıdır.
Telefon rehberimdeki kişiler de kapsamda mı?
Tamamen kişisel amaçlı tutulan kayıtlar için kanunda istisna vardır. Ancak şirket adına tutulan, ekiple paylaşılan ya da ticari amaçla kullanılan listeler bu istisnanın dışındadır.
Dijital kartvizit sayfamın ziyaretçi sayısını görmem veri işleme sayılır mı?
Kimseyi tanımlamayan toplam sayaç ile ziyaretçinin adını ve telefonunu kaydetmek çok farklı iki durumdur. İkincisine geçtiğiniz anda aydınlatma yükümlülüğü doğar.
Kartvizit bilgilerini CRM'e aktarıyorum, bu sorun mu?
Sorun aktarmanın kendisi değil, çerçevesinin tanımsız olması. Hangi bilgiyi neden aktardığınız, kimlerin eriştiği ve ne kadar süre kalacağı belirliyse aktarım sorun değildir.
Veri akışını kontrol altında tutmak için güvenli ve kontrollü iletişim: dijital kartvizitlerde veri yönetimi yazısına, mali müşavirlik gibi veri yoğun meslekler içinse muhasebeciler için dijital kartvizit yazısına bakabilirsiniz.